Outsourcing IT: Skuteczna metoda na zwiększenie wydajności Twojej firmy! 

Czy wiesz, że firmy decydujące się na Outsourcing IT mogą zredukować swoje koszty operacyjne nawet o 20-30%? 

Na czym dokładnie on polega? To powierzenie zarządzania zasobami IT firmy zewnętrznemu partnerowi. W większości przypadków skutkuje to zwiększeniem jakości otrzymywanych usług przy jednoczesnej redukcji kosztów. Poniżej prezentujemy najważniejsze zagadnienia, które warto wziąć pod uwagę przy rozważaniu skorzystania z tego rodzaju usług. 

A może szukasz wiarygodnego partnera, któremu powierzysz swoje IT? Już teraz wejdź na Obsługa Informatyczna Firm i zobacz co zyskasz współpracując z it-r.pl !

Jakie usługi możesz otrzymać decydując się na Outsourcing IT w swojej firmie? 

Outsourcing IT obejmuje szeroki zakres usług. Spośród najczęściej występujących warto wymienić:

• Konfiguracja i administracja sieciami komputerowymi – efektywny transfer danych wymaga stałego nadzoru specjalistów. Czasami niepozorna awaria lub niedopatrzenie mogą skutkować brakiem możliwości komunikacji w całej firmie! 
• Instalacja i konfiguracja oprogramowania – dobrze wybrane oprogramowanie nie tylko zwiększa produktywność. To także oszczędność na licencjach dzięki dopasowaniu rozwiązania pod potrzeby organizacji.
• Tworzenie i zarządzanie kopiami zapasowymi danych – czy stać Cię na utratę danych gromadzonych przez lata? Awaria sprzętu lub atak z zewnątrz może kosztować firmę tysiące złotych! Dzięki inwestycji w Outsourcing IT możesz temu zapobiec!
• Doradztwo i pomoc przy zakupie sprzętu – potrzebujesz laptopa do prac biurowych czy może zaawansowany komputer typu mainframe? A może część operacji warto przenieść do chmury? Specjalista jest w stanie zaproponować najlepsze rozwiązanie przy uwzględnieniu budżetu firmy.
• Zarządzanie bezpieczeństwem IT – technologia rozwija się każdego dnia. Niestety, to samo dotyczy także i nowych zagrożeń. W ramach obsługi informatycznej możesz zabezpieczyć się przed atakami hakerskimi i złośliwym oprogramowaniem.. 
• Zarządzanie dostępami do zasobów firmowych – outsourcing IT nie tylko zapewnia bezpieczeństwo danych przed zagrożeniami z zewnątrz. Nie pozwól, aby niepożądane osoby wewnątrz organizacji uzyskały dostęp do poufnych informacji o firmie i jej pracownikach. To szczególnie ważne w kontekście ochrony danych oraz obowiązujących przepisów RODO
• Doradztwo technologiczne – Masz pomysł na automatyzację zadań lub usprawnienie pracy w swojej firmie, ale nie wiesz jak je zrealizować? Skorzystaj z profesjonalnego doradztwa specjalistów i wybierz najlepsze rozwiązanie!

Jak przebiega proces outsourcingu?

Nie istnieje jeden uniwersalny sposób realizacji procesu Outsourcingu IT. Wiele zależy od procesów zarówno po stronie klienta, jak i dostawcy usług.

Warto wyróżnić kilka wspólnych etapów, które charakteryzują współpracę z najlepszymi dostawcami usług IT.

• Badanie potrzeb i celów – od prostego briefu po kompleksowy wywiad. 
• Przygotowanie strategii działania – gdy usługobiorca zna już potrzeby klienta, następuje etap wyboru sposobu osiągnięcia celu. Może to być zakup i wdrożenie nowego sprzętu lub oprogramowania, albo stworzenie dedykowanego rozwiązania z uwzględnieniem potrzeb klienta. 
• Ustalenia planu działań i modelu rozliczeń – po zdefiniowaniu celu outsourcingu IT warto określić sposób ich realizacji w przyszłości. Należy również zdefiniować osobę kontaktową po stronie usługobiorcy oraz preferowaną przez obie strony formę kontaktu. 
• Dopilnowanie formalności – to nie tylko umowy precyzujące zakres obowiązków, sposób działania i charakter współpracy oraz rozliczeń. To także szereg ustaleń formalnych jak zawarcie umowy o poufności (NDA), zabezpieczającej interes klienta. 
• Przekazanie dostępów – jest to założenie kont systemowych, przydzielenie wymaganych uprawnień lub wyrobienie kart dostępu w przypadku konieczności pracy stacjonarnej. 
• Rozpoczęcie współpracy – to moment, w którym obie strony są gotowe do pełnej, nieskrępowanej formalnościami ani ograniczeniami współpracy. Dotyczy to zarówno jednorazowych wdrożeń, jak i stałej współpracy.

Korzyści Outsourcingu IT: jak może zmniejszyć koszty i usprawnić działanie Twojej organizacji?

Koszt zatrudnienia specjalisty IT w 2025 roku to wydatek rzędu co najmniej 5000 zł netto! Outsourcing IT to opłacalne rozwiązanie dla budżetu Twojej firmy! Co warto wiedzieć o rozliczeniach tego typu usług? 

Maksymalizacja oszczędności: jak Outsourcing IT zmienia koszty stałe w przewidywalne inwestycje?

W większości przypadków obsługa informatyczna firm ma charakter abonamentowy. Za stałą miesięczną opłatę firma uzyskuje dostęp do ustalonego zakresu usług. To nie tylko wygodny sposób rozliczenia. To także stały, przewidywalny koszt, który można uwzględnić w kwartalnym lub rocznym ustalaniu budżetu. Takie rozwiązanie szczególnie docenią duże przedsiębiorstwa i korporacje, gdzie planowanie wydatków jest podstawą rentowności. 

To nie tylko strata zaufanej osoby, ale także człowieka, który przez lata doskonale poznał firmę i jej procesy. Outsourcing IT pozwala na dywersyfikację tego ryzyka. Firma zewnętrzna zadba o kontynuację współpracy, która jest dla niej warunkiem dalszego funkcjonowania na rynku.

Dostęp do Elitarnej Wiedzy i Najnowszych Technologii: Zewnętrzne Zarządzanie IT jako Twoja Przewaga Konkurencyjna

Wiele firm, mimo posiadania dedykowanego personelu IT, skupia się wyłącznie na obsłudze bieżących problemów. Trudno jest zadbać o poszerzanie kwalifikacji podczas gdy zespół pracuje nad rozwiązaniem 100 otwartych zgłoszeń z innych działów.

Rozwiązaniem może być częściowe delegowanie wybranych zadań w ramach Outsourcingu IT. Firmy technologiczne świadczące takie usługi dbają o rozwój swoich specjalistów, którzy regularnie aktualizują swoją wiedzę. Współpraca z nimi może pomóc zidentyfikować zaniedbane obszary i skutecznie je usprawnić.

Niezrównana skalowalność i elastyczność operacyjna: Outsourcing IT dla Biznesu, który rośnie 

Przed rozpoczęciem współpracy już na wczesnym etapie warto zastanowić się nad powierzeniem obowiązków zarządzania infrastrukturą IT odpowiedniemu partnerowi. Istotna tutaj będzie specjalizacja organizacji. Czy zajmuje się obsługą jednoosobowych, małych firm czy może wielkich organizacji zatrudniających setki ludzi?

Warto pamiętać, że wraz z rozwojem firmy może również ulec zmianie zapotrzebowanie na usługi Outsourcingu IT. Optymalizacja procesów biznesowych i zwiększenie wydajności organizacji poprzez wdrażanie rozwiązań cyfrowych może jednocześnie zwiększyć efektywność operacyjną i poprawić jakość zarządzania systemami. Już na etapie konstruowania umowy warto uwzględnić możliwość elastycznego dostosowania warunków współpracy.

Rodzaje i modele Outsourcingu IT: Jak wybrać idealne rozwiązanie dla Twojej firmy?

Spośród dostępnych modeli rozliczeń w ramach Outsourcingu IT warto wymienić dwa podstawowe:

• Rozliczenie godzinowe (Time&Materials) – firmy ustalają zadania do wykonania, a następnie usługobiorca wystawia rachunek na podstawie czasu, który upłynął na jego realizacji pomnożone przez ustaloną stawkę godzinową. Jest to wygodne rozwiązanie. Warto jednak pamiętać, że klient nie ma wpływu na pomiar czasu niezbędnego na realizację. Nieuczciwy kontrahent może to wykorzystać, sztucznie zawyżając czas realizacji. Problemem może być również realizacja gwarancji. Pewne problemy wynikające z błędu ludzkiego mogą ujawnić się po pewnym czasie od wykonania zlecenia. Czy firma  zadba o ich rozwiązanie po opłaceniu faktury bez naliczania kolejnych roboczogodzin?
• Rozliczenie projektowe (Fixed Price) – firmy ustalają stałą, miesięczną kwotę obsługi w ramach, której firma realizująca Outsroucing IT będzie wykonywać swoje zadania. Jest to zdecydowanie wygodniejsza i mniej kontrowersyjna niż pierwsza opcja. Warto jednak pamiętać, że wycena przygotowana przez dostawcę może być sztucznie zawyżona, aby przygotować firmę na niespodziewane sytuacje. Rzetelny dostawca IT powinien przy okazji wystawienia faktury przedstawić pełny raport wraz z zestawieniem wykonanych w okresie rozliczeniowym prac wraz z rejestrem czasu.

W ostatnich latach szczególną popularnością cieszy się drugi model oparty o miesięczne rozliczenie abonamentowe. To wygodna opcja dla obu stron, który ułatwia planowanie budżetu.

FAQ: Najczęściej Zadawane Pytania o Outsourcing IT 

Ile kosztuje Outsourcing IT?

To zależy od wielu czynników, jednak kluczowym elementem jest czas potrzebny na realizację zdefiniowanych obowiązków. Zapraszamy do sekcji kontakt w celu uzyskania indywidualnej wyceny.

Jakiej wielkości firma powinna być zainteresowana outsourcingiem IT? Ilu pracowników powinna zatrudniać?

Nie ma tutaj jednej odpowiedzi. Zarówno duże organizacje jak i Jednoosobowe Działalności Gospodarcze mogą rozważyć częściowe przekazanie wybranych zadań firmie zewnętrznej.

Mam już dział IT w swojej firmie.  Czy w takiej sytuacji warto inwestować w częściowy Outsourcing IT? 

Zdecydowanie tak! W takiej sytuacji Dział IT może zająć się rozwiązywaniem wewnętrznych problemów pozostawiając strategiczne problemy zewnętrznym dostawcą. 

Jak zadbać o kwestię bezpieczeństwa danych decydując się na współpracę z zewnętrznym dostawcą usług?

Już na samym początku warto zadbać o podpisanie klarownych umów o poufności zarówno w kontekście biznesowego know-how jak i danych pracowników. Jednocześnie przydzielając dostępy do infrastruktury IT należy unikać przyznawania pełnych uprawnień, jeśli nie jest to konieczne.